Selon les articles L. 212-6 et suivants du code du patrimoine, les collectivités sont propriétaires et responsables de la conservation et de la mise en valeur de leurs archives. A la suite des élections municipales, l’application de l’article 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales impose que soit effectuée la rédaction d’un récolement des archives ? annexé à un procès-verbal de décharge des archives de la commune. Puis l’article 62 de ce même arrêté dispose que ce récolement post-électoral est obligatoire après chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité. Enfin, selon l’article 63 le récolement est sommaire ou détaillé. Il est sommaire en cas de réélection ou quand il y a un accord entre le maire sortant et le maire entrant en fonction. Le récolement est détaillé dans les autres situations. Le récolement des archives dégage la responsabilité du maire sortant et engage celle du maire entrant pendant la durée de son mandat sur les documents présents au procès-verbal. Ce procès-verbal et le récolement servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire entrant sachant que le maire est responsable au civil et au pénal du maintien de l’intégrité des archives de la commune produites tant dans le cadre des compétences de la collectivité que celles des fonctions régaliennes propres au maire.
