L’article L.300-3 du Code des relations entre le public et l’administration (CRPA) dispose que : Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. »
Seules les correspondances émises ou reçues, dans le cadre des fonctions exercées au nom de la commune, par le maire, ses adjoints ou les membres du conseil municipal auxquels le maire a délégué une partie de ses fonctions, ont le caractère de documents administratifs au sens de ces dispositions.
Ainsi, dans sa décision du 3 juin 2022 (CE, 3 juin 2022, n°452218), le Conseil d’Etat a jugé que les correspondances des élus locaux ne peuvent pas être considérées comme émanent de la commune si elles expriment des positions personnelles ou des positions prises dans le cadre du libre exercice du mandat électif.
Ainsi, les courriels échangés entre le maire et les élus communaux au sujet d’affaires soumises à délibération du conseil municipal ne constituent donc des correspondances ayant le caractère de documents administratifs communicables que si ces courriels ont été émis ou reçus au nom de la commune, et n’avaient pas pour objet d’exprimer les positions personnelles ou politiques des élus dans l’exercice de leur mandat.
F.C.
